A chi non è successo, almeno una volta, di ricevere un documento digitale sul proprio pc e di non riuscire a leggerlo? Probabilmente questo succede perché non abbiamo lo strumento/software in grado di aprirlo. Se la cosa ci fa arrabbiare, fermiamoci un attimo a riflettere su quello che facciamo anche noi quando condividiamo documenti con la posta elettronica. Senza pensarci, fino a ieri abbiamo inviato testi in for mato doc o documenti in xls, creati con un software proprietario, quindi a pagamento, che per essere letti comportano l’acquisto di una licenza.
Oggi il contesto è cambiato e si trovano facilmente strumenti gratuiti in grado di aprire e salvare documenti digitali in diversi formati. Si tratta dei famosi software a formato aperto: compatibili tra di loro, in grado di gestire documenti digitali creati con pacchetti proprietari, garantiti da una comunità di “programmatori volontari” che testano continuamente lo strumento e lo migliorano.
Ma che cosa significa “formato aperto”? Significa che tutte le informazioni che stanno alla base della creazione di questi software (i cosiddetti codici sorgente e le specifiche tecniche) sono di dominio pubblico: chi ha le competenze, quindi, può modificarli, aggiornarli e migliorarli, rendendoli sempre disponibili e non soggetti a logiche di mercato (che spesso, per i software proprietari, ci obbligano all’acquisto di nuove licenze per continuare ad usare lo strumento senza problemi). La garanzia di leggibilità nel lungo periodo rappresenta un enorme vantaggio soprattutto per le pubbliche amministrazioni, che devono gestire anni di documenti pubblici protocollati. Non a caso, sempre più amministrazioni pubbliche stanno adottando i formati aperti, che rispondono a quanto espresso dalla normativa (il Codice dell’Amministrazione Digitale richiama l’utilizzo di standard aperti), consentono risparmi non indifferenti e garantiscono la disponibilità nel tempo dei documenti.
Anche la Provincia autonoma di Trento ha deciso di adottare software a formato aperto (il pacchetto Open Office) per la creazione e la gestione dei documenti digitali. La migrazione al nuovo strumento delle postazioni di lavoro provinciali è un processo graduale. In primo luogo, sono state analizzate le applicazioni che si interfacciano con il pacchetto finora usato (MS Office), per verificarne il corretto funzionamento anche con Open Office. La vera e propria migrazione coinvolge circa 100 dipendenti a settimana ed è accompagnata da alcune attività mirate a facilitare il cambiamento: incontri informativi; presenza di personale tecnico presso la struttura interessata dalla migrazione, per affiancare i dipendenti nelle fasi iniziali di utilizzo del nuovo pacchetto;percorsi formativi a distanza.
Partita nel dicembre del 2014, la migrazione ad Open Office ha interessato ad oggi 750 postazioni di lavoro provinciale, avviando un percorso che può contribuire a rendere la nostra Provincia una pubblica amministrazione trasparente, efficiente e aperta al cittadino.
I numeri del progetto “Migriamo ad Open Office!”
• 4 incontri informativi con i referenti informatici delle strutture provinciali
• 9 edizioni di corso specialistico - 117 dipendenti formati
• 800 file/criticità raccolte ed analizzate
• 15 software/applicazioni gestite da Informatica Trentina analizzate e in fase di adeguamento
• 750 postazioni migrate su 5.000 (dicembre 2014-febbraio 2015) - Agenzia per la Famiglia, Natalità e Politiche Giovanili; Dipartimento Salute e Solidarietà Sociale; Dipartimento Affari Istituzionali e Legislativi; Servizio Europa; Servizio Catasto; Servizio Libro Fondiario
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